【本報訊】為強化行政績效、落實公文管理，縣府企劃室今年特別引進「公文管理系統」（GDMS），透過公文管制流程觀念及登記桌的建立，讓公文處理程序及進度一目了然，避免再發生公文被積壓或是延遲未辦的情形，企劃室也會就相關狀況進行懲處。
新官上任三把火，甫接任企劃室主任一職的王忠銘，近日全力推動公文管理系統，並於昨天在主管會報上對縣長及全體主管進行簡報，由他親自說明管理系統的流程、特色及操作方法等，與會人員均感覺「很透明」。
王忠銘指出，公文稽查及效率提升是企劃室執掌之一，而公文處理及效率在過去向來有待加強，有鑑於此，經過企劃室內部相關業務同仁數次開會討論之後，認為有必要針對公文效率的提升，以及目前問題所在與未來公文稽查的模式，提出公文管理系統的專案報告。
隨後由他口述說明，包括公文追蹤查核檢討與改進，公文管制流程觀念要由各局室主管擔任前端控管，企劃室擔任後端控管，而未來公文稽察模式，將重組公文稽查小組進行任務編組，以改進稽查模式。
進一步要積極介入性輔導，並重新頒訂懲處要點，隨後由盧進發提出公文管理系統推展報告，說明公文管理系統作業架構，包括總收文作業、登記桌作業、承辦人作業、核判作業、總發文作業、檔案作業、稽查作業及管理員作業等，現場也立即示範點選，查明各控管中之公文進度，相當便利及透明化。
王忠銘表示，此系統要請各局室協助督促登記桌發揮應有之角色，以落實第一階段之催告工作，若有逾期案件，將由企劃室派員來列入稽查；此公文管理系統預期績效包括：歸檔作業自動百分百落實、收發文作業可迅速處理、能完整紀錄所有公文流程、易於公文稽查與統計分析、提供線上調閱減輕調卷負擔，並能與公文交換系統及文書製作系統緊密結合，全面提升公文效率及行政績效。
企劃室引進「公文管理系統」 王忠銘簡報說明 讓公文處理「很透明」
- 2006-04-11
