縣府目前正推動民國68年至94年度檔案的回溯掃描，希望藉以妥善保存歷史公文與法律證據，對於這項重要的政策，許多民眾寄予厚望，希望在完成建檔後能提升公共服務的效率，保障民眾自身的權益。
這次縣府要建檔掃描的文件十分龐大，預計範圍包括自民國68年至94年共27個年度，合計26萬7777件檔案，因此縣府特別於5月7日邀集相關局室會商處理方針，排除各項困難，希望能早日完成掃描工作。
建議縣府相關單位首先除了進行文件掃描，在掃描文件工作完成後，後續也應建立資料庫，以利使用者搜尋，如果只是把紙本掃描成電子檔，那也僅是從紙本「垃圾」變成電子「垃圾」，要在26萬7777件中找一個資料，如果沒有文號，簡直如同大海撈針，迷失在龐大的文件之中。如果能夠建立資料庫，則能快速搜尋到業務單位或民眾所需的資料，也才能將數位文件的效益發揮到最大，真正加速行政效率與解決民眾的問題。
除了進行電子掃描外，在資料庫建立完成後，相關單位也應加強公務人員的服務態度，有不少民眾向縣府相關機關調索相關歷史證明，但常因年代久遠而不易查詢，因此有很多承辦人都是直接回覆目前沒有資料，無法開立證明，但這些第一線的業務單位承辦人，往往根本沒有去縣府檔案室認真查找，而民眾也不太可能有權限能自己去檔案室找資料，在承辦人事不關己的心態下，常常直接回絕民眾的申請請求，讓民眾的權益被漠視。未來公文檔案資料庫完成後，業務單位承辦人應要熟悉資料庫的使用，並調整服務心態，利用檔案資料庫來便民利民，讓民眾對於政府的施政有感。
另外，除了掃描過去的公文檔案外，縣府每年花了許多經費完成的評估報告，也應該建立一個資料中心。縣府委外的評估或研究報告，許多具有極高的參考價值，但常在承辦人離職或經過一段時間之後，相關資料光碟就遺失不見，相當可惜。建議縣府可成立政府出版品或電子資料中心，將分散各單位的電子資料，統一備份彙整，建立公共的資訊平台，方便大眾查詢調閱。
公文檔案的掃描，不僅是加速行政的效律，保障民眾的權益，更能保存珍貴的馬祖歷史資料，期望縣府團隊能夠在有限的資源下，排除萬難，早日完成這項重要工作，解決民眾的問題，也為馬祖留下珍貴歷史紀錄。
公文掃描 保障權益保存歷史
- 2013-05-18
