淺談「顧問」與公共關係／陳寶明

  • 2004-01-01
機關、單位(公司)如果想發揮更強大的力量，它就必須延聘顧問，而顧問的公共關係能力一定要很強，而且也必須具備顧問的基本專業。一般來說，機關、單位(公司)都會依據需要尋求特定的人員作為顧問，顧問依據各自的經驗與能力從許多角度分析狀況，而且從一般工作人員所得不到的資料中去分析情況，所謂外來人「遠來和尚會念經」，所以他們的建議多半容易被當局接受，但是，如果這種建議出自單位建制內的人員，就可能比較不為主管接受了。這種情形，在許多很健全的機關、單位(公司)裡也一樣會發生。 機關、單位(公司)請了顧問就是要他們發揮最大的功能，如果說機關、單位(公司)請了顧問，只對他說，『請你幫幫忙』，就算完事，究竟做些什麼事？機關、單位(公司)也沒說清楚，那就不能夠做出最好的成績來。以下也列舉幾點顧問的重要職掌： 一、 分析鑑定問題能力：顧問必須具有類似醫生觀察病徵的能力，而作出真正的貢獻，問題有時候非常的微妙，不可捉摸，而且是得不到真相，捉摸不定的因素很多，同時，重要的與不重要的必需分開，作特別的判斷。顧問要對機關、單位(公司)有透澈的明瞭，然後用普通的方法分析輿論，最重要的顧問必須親身去作訪問工作。 二、 提供具體建議作法：機關、單位(公司)都希望顧問能提供一切有關改良、修正、或是加速完成機關、單位(公司)公共關係地位的方法和手段。在效果上說，這就等於是說診斷以後的處方，不過，這些藥丸常常是苦的，那些藥湯往往難以下嚥，在這種情形之下，顧問要比醫生的立場還要堅定。因此，顧問必須有專業的訓練，如此才能知道如何提出具體的建議。 三、 從事專門性的工作：機關、單位(公司)對顧問應依其專長、專業與能力分配工作。顧問對於機關、單位(公司)的決策、宣傳與民間反應等，都要迅速處置與反應。 遴選顧問最優先的考慮是「公共關係」，所謂「公共關係」，就是在處理公共關係方面所發生的事件上，具有特別聲望、經驗與學識的個人或團體。在某些情況下，公共關係顧問和他的幕僚們不但要作顧問，而且也要作實際執行工作的人。換句話說，除了建議，還要協助把公共關係方案付諸實施。主管應當將遴選的顧問告知機關、單位(公司)內所有的重要職員，機關、單位(公司)希望將來獲得怎樣的資訊與做什麼，拿這種說明去獲得機關、單位(公司)內部重要職員的信心與合作，如果事先不向這些同事們加以解釋，大家就會對於未來的顧問胡亂加以揣測，只有百害而無一利。 顧問一經選定，就必須要得到整個機關、單位(公司)的合作，至少有一位或者幾位真正有能力的高級行政主管與顧問密切聯繫，如果顧問只是一些平常人員協助他的話，就難以獲得任何形式上的效果。 聘請顧問的方式可以是臨時，也可以是長期的。合同可以一言而定，也可以簽訂書面合同或聘書式。簽訂書面合同是比較通用與尊重的做法，而且可以免去不必要的爭執，關於是否給薪，那得看雙方的關係，有的是以顧問的努力程度而定，因為這樣比較固定的薪水，顧問也可以努力把他的工作做得盡善盡美，而不會馬馬虎虎，草率將事了。關於那些費用可以報銷，而且最多不得超過多少錢，都應該明確規定，一般說來，可以報銷的項目如，交通費、電話費、郵費、旅費、剪報費、照片費、交際費等。　領導者對顧問(顧問群)的關係是一種高度的信任，兩者之間的關係，相當於工程師與工人、醫生與病人、律師與當事人之間的關係。負責任的顧問，絕對是在充份明瞭有關資訊之前，才接受任何一面說辭，如果不這樣的話，那麼信心就受了損害，這就好比是魚與熊掌不能兼得一樣。 顧問應該埋頭苦幹，作「無名英雄」。絕對不要去過問事件的功勞應歸功於誰，而他也應該知道功勞是來自工作績效優良的人，自己只是一心一意為受顧人服務而已，就像一座大樓完工後，人們所看到的就是一座大樓，一般人不知道、也不想知道其中有一個很關鍵的因素，那就是「水」，因為「水」而使得鋼筋、水泥、砂、石等產生了密切的結合，最後成就了大樓。顧問必須是年高德劭，且「誠實與公平」的。任何可能遭致道德批評的事務，他要站在公益的立場，對機關、單位(公司)提出建言，對自己和機關、單位(公司)都要公平。 從總統到各級政府與民意代表都有「顧問」，顧問要站在超然的地位，一定要很客觀的勇於提出建言，律師是一個為他人辯護的人，而顧問卻是一個有提示建設性的批評者。如果不去作建設性的建議而使得機關、單位(公司)犯了錯，那才真是冤枉，這也就是公共關係工作中的『法律』。因此，顧問絕不可以自認為是單位體制內的編制成員之一，換句話說，一定得客觀行事。此外，顧問本人如果發現還有其他可以勝任的人選，就應當代為介紹。　顧問人員一定要明瞭，要想把機關、單位(公司)公共關係做好，一定要跟機關、單位(公司)的最高當局保持繼續不斷的、密切的、友好關係，有時候要與首長(董事會)接觸，重要決策資料，顧問也應當知道，這樣，他才可以在任何時間內，完全瞭解機關、單位(公司) 整個情形，而同樣重要的一點，顧問也對首長(公司老闆)的各方面情形瞭如指掌。這就是說，顧問與機關、單位(公司)首長之間，要具有充分的信心。　機關、單位(公司)通常會先實施「防役針」注射，以避免發生錯誤，假使說平常就能建立起來一種密切的工作聯繫，處處事先準備，妥為預防，那麼其功效自然要比臨時措手不及的請顧問要好很多，而且也可以減少誤解的發生；如果緊要關頭造成決策錯誤，顧問應當挺身承擔錯誤。