有備無患 以防萬一

  • 2011-03-31
 三二九青年節晚間的一場閩劇因為突如其來的停電延後了快一個半小時,讓遠道而來的觀眾必須耐心等候,這不僅是主辦部門的考驗,也是電力公司難以迴避的責任;雖然在地區府會首長、立委還有表演團隊的熱情串場下,度過了這場「冷場時間」,但如果危機處理的機制沒有健全,下次有類似問題,一樣會造成觀眾的困擾。
 不是要追究任何人的責任,而是從解決問題和預防的角度出發,試著提出妥當的建言。知名的莫非定律點出了「問題難以避免」。莫非說:問題如果會發生,就一定會發生;且往往會在最不妙的時候;三二九閩劇之夜只是其中一個案例。
 然而,這麼重要的活動,相關單位究竟有沒有事先協調,提出一個標準作業程序?據了解是有的,早在昇天祭等活動推出之時,甚至更早,就已經累積了無數辦活動的經驗;所需的預算、器材、人員、與外包廠商,還有民眾及軍方的協調等等,都有不斷傳承的工作經驗;文化局等局室甚至已經將這些經驗形諸文字,供新進人員參考。多一分準備,才能有備無患。
 不只是辦活動需要標準流程,連辦工程與學校的遠足也有標準的流程與計畫,才能讓事情不至於因為一兩個熟練的承辦人離職,就一團混亂。縣府工務局累積工程經驗,已經從台北市政府與公共工程委員會,以及自己的工程採購公文中,建立一套範本,讓每一位需要的同仁容易上手。地區各校辦理教育部補助的赴台觀摩,也都有成熟的範本計畫可供依循。
 事前籌劃,勝過事後彌補;我們從這次閩劇的經驗除了可以探討「有沒有標準作業程序」,還可以進一步看「標準程序有沒有落實」,如果都已經落實,則討論「既有的程序或準備有哪些需要修正?」
 下次舉辦大型慶祝活動之前邀請電力公司與軍方等協辦單位協調,或許可以讓工作更加的完美。主辦單位提出本身的需求,協辦單位則提出自己可以協助的地方;可能的困難要在一次、兩次、或三次籌備會議中坦誠溝通,由與會單位協助解決,或乾脆討論備案。華人有時在溝通上比較含蓄,但有的時候,婉轉地把問題講出來,會比說「一切都沒問題」來的好。
 記取經驗,學習教訓。讓我們更用心做好準備,才能以不變應萬變。當然電力公司掌管民生之所需,是有必要深入檢討供電不穩定的原因,以實質成果滿足用電大眾,畢竟花了五十多億元蓋珠山電廠,供電的效率民眾是會在乎的。