社論／辦活動要選對時間和地點

  • 2019-08-10
　時值暑假旅遊季，部份公家機關會在此時推出系列活動，一則推廣觀光行銷，二則是希望觀光客來馬能有更多元的體驗。不管是最常見的音樂會還是配合傳統的各項體驗活動，主辦單位選對活動的時間和地點最重要，否則辦活動做了很多預算及人力上的準備，卻換來稀疏的人潮和掌聲，對不起人民納稅錢也打擊活動參與的信心。
　預算年度進入下半年，此時正是機關團體大推活動的季節，而活動主辦自然會有對象之分，近年來除了在地以政令宣導為主的例行性活動外，大部份活動都應與觀光客有關。從縣府局處到各鄉公所民間社團，辦活動已成為常態業務，尤其是針對觀光客的活動更應重視所謂的效益問題，若一場籌備多時的活動吸引只有個位數的觀眾參與者，那麼就要深入檢討是那一個環節出問題。
　我們以近年來大力推辦的各型音樂會為例，活動選擇的時間地點太重要了，坑道音樂會、跳島音樂會、機場出入境音樂會等，這些都是立意良好的活動構想，但為何會產生乏人問津的尷尬場面？不是表演的內容不夠精彩，通常是時間地點選的不對。既然要以觀光客為主要對象，對遊客的行蹤就要有充份掌握，什麼時間人潮會出現在什麼地點？主辦單位承辦人只要多一點用心就能透過旅行社、導遊等安排調整行程，可以讓一場音樂會有更多人聽。
　其次是各鄉每年都配合夏天旺季規劃所謂的海洋之旅活動，這牽涉到的季節性變因更多，包括氣候海象，例如牽罟的季節已過卻為了事前排定行程而勉強辦下去，此時難免給人消化預算的不當聯想，對政府形象是一大打擊。配合時令天氣的活動必須在事前都有備案的準備，而備案的內容與原案產生的效益不能有太大的落差，這是活動給予評價的關鍵。不可否認，辦活動可帶動人流與金流，尤其是公部門辦活動不再只是早年消化預算應付了事的心態，在活動規劃之初就要做好效益評估，也就是政府花10塊錢能否讓民間回收50甚至100塊錢。活動的周邊效益從人流量可以做判斷，過去有些活動內容精彩卻換不來人潮，或有人潮卻得不到共鳴，活動承辦人在多年的經驗中應可找到合適之路。
　馬祖主推觀光，與遊客有關的各類型活動在設計規劃之初應有更細膩的構想方案，在正確的時間、合適的地點辦活動可讓效益極大化，每次活動結束都要聽聽各界的意見，做為下次活動的參考，這一點是未來活動承辦人或單位主管必須要落實的工作。每場活動都有其舉辦的主要目的，目標的期望值高低與否除了考驗主辦的能力外，也牽涉到活動所帶動的整體效益，尤其在地區整體經費欠缺的前提下，出錢出力的結果應換來正面的掌聲與鼓勵。