公司賦與你一項緊急預算案，要在兩小時內編製完成，如你全神貫注，無人打擾的話，或許沒有問題。。萬一你到了公司，部屬便在走廊攔住了你，堅持非和你談談某些事情不可，如其所談的是比這項預算案更為重要的，那也無可厚非，但可以料得到的是，經常在緊要關頭，被一些芝麻小事困住了，到時候，為了彌補已浪費的時間，預算案便只好草草的交差了事了。 碰到這種事情，你或許可以直截了當地告訴他們說，我現在很忙，沒時間聽你的問題，不過，這並不是辦法，因為這樣做，爾後他們真的碰到了非你親自解決不可的嚴重問題，他們便不敢接近你了。須知，身為主管人員，他本身便負有教導部屬，幫助他們成長，啟發他們潛能的責任呀！ 同樣的事情，也會發生在你的辦公室裡。假如你的秘書，緊緊的盯住你，這也是一大困擾。問題出在你沒有根據經驗告訴他，那些事情目前不須花費很大的注意力，可以暫時擱在一邊，因之，你必須時時把握重點，一掃浪費時間的惡習，以啟迪部屬適時的展開攻擊的能力。 就短期來說，你要儘可能的對浪費時間者加以指導，仔細觀察他的績效。但就長期來說，你就得醫治他那惱人的壞習慣了。否則，你只好繼續聽他們的牢騷，不但耗費了你的時間，也耗費了他自己的時間。雖然，浪費時間的方式不一，我們也要用不同的方式來醫治他，但方式不同而目的則一，也就是讓他們知道，在該說話的時候才說，因為這樣做，對大家都有好處。 下面列出九種典型的浪費時間型態與醫治的方法： 一、 喜歡訴苦的陳一與林二：這兩個人生活的天地，老是處於危機狀態。他們活著的目的，似乎就在訴說他們的境遇。而這種訴苦，並不在求得別人的幫忙或者賜予卓見，僅只是樂於人家傾聽他們悲愴的故事而已。你越同情他，他越說得口沬橫飛，贏得你更多的同情。 像這一種人，他可能連禮拜天也會來和你談一些諸如「雨下了這麼久了還不停，食物都霉了。」「某處車子相撞了，車廂漏水：：：：」等等這些無關緊要的事，而且一說就是幾個小時。林二則剛好和陳一是一對搭配，他一定會接著答腔，把他新車的毛病，一五一十的描述一番。他們的話題正在尋求別人的同情，你要打斷他，雖然於心不忍，不過那種會令人厭煩的嘮叨，著實令人難以同情，這時我們需要留意，不叫他們繼續嘵舌下去，卻不能傷害他們的自尊心。因為他們的呻吟儘是一些私事或者與工作不相干的瑣事，而其存在的問題卻足以影響工作。這一類人，他們幾乎對自己的工作感到相當的單調，因而一心一意地尋求外界的刺激，冀圖生活的順意，如果給他們更多更重的工作量，使他們沒有時間去纏擾別人，那麼，此後他們便會轉而抱怨現在的工作份量，而不再老是纏著人家聽取他那不著實際的閒話了。 二、猜疑恐懼的張三：張三老是將自己的單位視同在被包圍攻擊之中，深恐降低了自己的競爭力，於是花了泰半時間去應付外來的或者幻想可能遭受到的攻擊，並挖空心思去搞出一大堆的統計資料，以證明他所做的每一件事都是對的，而別人做的都是錯的。他會常常在辦公室裡抱怨一番，「唉呀！我被會計和倉儲部門牽著鼻子走」。他真正的目的是在掩飾他遲了兩個禮拜的報表，轉移你的注意。如果他意識到自己的名聲受損時，甚至會對別個部門採取破壞的行動。對付這種人，最好是給他扮演一個相當的角色，使他覺得與眾不同，他就不會再和別個單位逞強鬥勝，覺得別人處處在威脅他了。譬如，讓他當上某一委員會的主席，要他綜合負責一項十年期的計畫工作，舉凡重大的決策都是委員會通過才行，並不是主席一己的事情，那麼他便會覺得負責這項工作並不簡單，爾後就會體驗到所有的單位都很重要，而不是只有自己的單位才重要了。 三、好管閒事的李四：這類人的通常都在公司待過很長的一段時間，公司裡的大大小小的事情他都摸得一清二楚，以其資深傲視同儕。他和上述張三類型的人，有顯著的不同，他能運用多年的經驗，將自己的單位做得好好的，剩下來多餘的時間，他無所事事，便專門管別個單位的事。他經常以顧問自居，在事情未進行之前，自鳴得意的指導你怎麼做才會圓滿，有時，甚至於強迫推銷他的看法，要那些其他單位的年輕主管去採行。他那萬事通的態度，常使得年輕的同仁們敬而遠之，然而他卻常常掀你的後腳，「我相信你們新進幹部，大致上憑你們的頭腦，都知道該怎麼去做……，但假如能照我說的去做，這件工作一定做得更完美……」。 老實說，像李四這種人，的確是個人才，只可惜沒有在工作上充分發揮罷了。公司最好給予更多的工作，讓他善用自己的經驗，同時鼓勵他多參加社交活動，幫助他人，讓他去發揮所長。 四、嚕哩叭嗦的王五：這類型的人是屬於理想派的人物。他總有許多鬼主意，陷你不能自拔。他占有了一大半的時間，叫你吃不消。你要對付他，最好要求他將其主意寫成書面，這樣可以減少他亂放空氣，使他在署名報告之前多做精密的思考，如其意見不夠成熟，也可以退還他，要他重新磨研和蒐集資料，這樣，他會很樂意的去做，不過，日子一久了，他會發現那些氾濫的主意，浪費掉他太多的時間，此後他就會逐漸收歛，對他自己的看法有所選擇而不再濫發妙論了。 五、膽小如鼠的趙六：這種人，甚至於自己的事都不敢做主。他不敢對其主意和行為負責任，因為他根本沒有承認錯誤的勇氣，再說叫他一個人去買個削筆機，他都要考慮再三的。 像趙六這種人，他需要重建自信心。有些主管試圖在比較空閒的時候，讓他自行處理事務，果然，在兩個星期後，他桌上堆滿了一大堆文件，你可以在其間發現許多紙條，說明他不能採取行動的理由，因之，醫治趙六這種膽小鬼，是需要較長的時間的。例如，在主管會議時鼓勵他多發言；鼓勵部屬多向他請教問題；藉機會將其工作成果和建議案加以表揚；給他負責研究某些方案，並且強調此項方案的本身，不需要什麼專家才能做……等等。 六、有勇氣謀的錢七：錢七與趙六恰恰相反，其為人也過份自信，他對公司的各種規章政策都不放在眼裡，一心一意的想侵入別人的領域，而令人頭痛的是一一他變成了趙六的眼中釘。 對付錢七這種人，你要坦誠地告訴他，急性子會傷害到別個部門的效率，如此，慢慢地緩和他的過份熱心。對於他所從事的，你要堅持他按正規的程序辦理，以免他鑄成大錯。當然，也可以規定他在某一定的權力範圍內做事，防他藉口不知道有這種限制而為所欲為，尤其是每當賦予一項新的工作時，切記給予明確的說明和指示，以減少他侵犯大家的機會。 七、自詡詼諧的孫八：這一類人，誤認為工成與陞遷，靠的是他個人的「風趣」，因此，永遠追求小丑的角色，他總是迫不及待的將荒誕不稽的馬路新聞去告訴別人，可是從沒有想過，要是將這些材料留做茶餘飯後來閒聊，該是多好呀！ 孫八這種人，當你工作上有問題，想請教他的時候，他總是和你談些題外的話，甚至你當面告訴他，這樣不能解決事情，他也不理會你。因為他以為這樣做很「風趣」，要對付這種人，你必須以嚴肅的態度，用書面指責他，並影印一份副本通知其主管，以掃除他的嘻皮笑臉，明白地告訴他，裝傻對嚴肅的工作是行不通的，使他知道事態的嚴重，而正經的坐下來努力工作。 八、散漫無邊的簡九：簡九這類人，可能是團隊中重要的成員，不過，他經常錯誤百出，要他疑一份報告，老是遲交，主管每天總得花費相當的時間去驅策他工作，檢查他的績效，他的辦公室老是像小偷翻過一般的雜亂無章，可是他幾乎天天在抱怨，開會浪費了太多的時間，因之，你釘住他的工夫，遠超過你自己動手去做，就是他做了，效果也不好，那遲延的報告和輸入電腦的資料，兩天三就反應出錯誤來，還有你給他一張字條，儘管是短短的幾個字，他可能連看一下都沒有，就把它亂塞亂放成一堆了。 對付簡九這種人，你要坦率告訴他，你花費在他的時間有限的。你給他一項工作，假如他有能力去做，他將適合目前的職位。如其跟以往一樣的問題重重，便是因為他「沒有時間」去處理，顯見他是無藥可救，這時你就得撥出一些時間來專門醫治他了。 九、長舌婦的黃十：她總是說某人的長短，將別人的辦公室視同花園的籬笆，唾沬橫飛地敘說一段故事，她的長談與胡扯充滿著幻想與瑣碎，聽眾們雖然很不耐煩，但怕得罪她，仍然很有禮貌地傾聽著，她真是個喋喋不休的耳邊販賣商，很難不傷害她而叫她安靜一些。不過，你要特別注意一點，你自己可不能像她那樣的魯莽無禮，當她又向你推銷那毫無根據的話題時，要她拿出證據來，並帶些有關的人員來聽她的故事，以後她就不會再說人家的長短了。 上述種種型態的人，在較大的公司裡，我們常常可以看到，他們浪費你的時間實在太多了，你一旦解決了這些問題，便可以發現省下來好多的時間，可以專心去做上級交代的工作了。
醫治僚屬浪費時間的九帖妙方／石隱
- 2003-08-15
