你是否以最好的方法擬訂過日常業務的工作計畫?你是否知道一天之內的那一段時間你的工作效率最高?你是否在這段時間賣力工作過?你有沒有幫過你的部屬擬訂他們的工作計畫?在本篇文章,幫助各位探討上述的問題。
左右每日工作計畫的外部因素
我們不能「白紙寫黑字」般隨便照自己的意思擬訂每日的工作計畫,因為有些外來因素限制著我們的選擇自由。所以我們在擬訂工作計畫之前必須掌握這些因素。
外部因素或難於抑制的其他因素有以下五點:
1、上司的指示:在你剛剛上班的時候,也許你會接到上司的口頭或書面指示,這些指示往往是必須排進今天的工作計畫中的急件,也就是你必須優先處理的工作。
2、信件、這些信件包括來自總公司的指示(如果你是分公司員工的話),或來自於派往遠地的部屬們的報告,也可能包括顧客的來鴻;這些也有可能具備第一級的優先處理條件。
3、以前就有的約定:在一日之工作就要開始的時候,一定有許多以前就約好的必須辦理的工作。
也許你在半年前就跟人家約好了這一天中午要和他聚餐,也許昨天下午你就與同事們約好今天下午二時要開會討論某事。
不管什麼時候和誰約好的,你不能隨意取消,你必須考慮如何去遵守這一個約定。
4、新的約定:剛上班的時候,一定也會有人打電話來要求會晤,也會有同事們要你參加今天的會議,這些新的約定往往讓你不能拒絕.
5、備忘錄:備忘錄上記載也有許多資料你不得不編進今天的工作計畫。也許你今天必須寄出一封重要的信給你的顧客,也許你今天必須去拜訪一位最近不常買貨的客戶。
如何擬定有效的工作計畫
做為一位企業的從業員,你必須盡全力完成你的工作,但是你也必須在繁忙的工作中尋找些許的休閒,否則也不能順利完成你的工作。這裡有九項擬訂工作計畫的技術:
1、在剛剛上班的時候,準備充分的時間,查閱上司的指示、來信、部屬的報告以及備忘錄,把那些在今天之內應該辦妥的事情詳列出來。
2、準備多一些書夾,把工作分成幾種分類,分類的方法很多,例如一個書夾是「今日的工作」,另外一個是「未來的工作」。每天將「今日的工作書夾」中已辦妥者抽出來的歸檔,而在「未來的工作書夾」中抽出今天該辦的工作。當然可以隨你自己的方法把工作分類。例如依據你要面談的人而分類書夾也可以。
3、決定完成每件工作的預定時間。在擬訂工作計畫的時候,必須把各種工作的預定完成時間相當正常地預測。最好以一小時為單位、卅分鐘為單位或十五分鐘為單位加以分割。筆者認識的一位總經理喜歡用十五分鐘為單位,他所持的理由是:
(1)悠閒地工作的話,可能要花去廿或卅分鐘的工作,如果限定時間的話,十五分鐘就會趕辦完成。縮短時間一定會提高工作量。
(2)十五分鐘的時間與十分鐘或廿分鐘相比可以完成適當的工作量。
4、擬訂工作的順序,先把工作分成連續工作及並列工作。如果在某一工作尚未完成之前另外一件工作不能完成的話,這二件工作之間的關係就形成連續性。如果兩件工作之間沒有關係可以不分前後地予以處理。即這兩件工作形成並列性關係。要有效率工作,必須先把所有的有連續性工作找出來,有條有理地予以處理。另外也可以說歸說、寫歸寫地把要說的工作集中在一起,要寫的工作集中在一起地擬訂工作計畫。至於工作順序可依有經驗的人勸告:先把不願意做的或討厭的工作以及辛苦的工作先做完,然後把那些工作忘得一乾二淨,而以愉快的心情去辦其他工作方式來規劃。另外亦可採交互地辦理難易的工作;先辦一件困難的工作,然後再辦一件容易的工作,如此交選工作下去,透過工作情緒起伏來落實工作成效。(如:把會議排在一天的開始或一天之即將終了時,許多工作就不會受到會議的影響。)
5、對於時間要吝嗇。一般人對於金錢吝嗇,但是對於時間卻很慷慨。有一位成功的事業家對於一位來訪的年輕人說:「我的時間很寶貴,我的一分鐘約值新台幣一千元;我給你十分鐘,你趕快把你的話說吧!」那位青年說:「董事長,我的話祇需五分鐘就講完,祇要給我五分鐘的時間好了,另外那五分鐘就給我現金好了。」請你把工作時間編得比剛剛好還要更迫一點,如此你可以在一天之內節省很多時間。
6、安排若干休閒時間,不能虐待自己的精神與肉體,不要一整天都不休息地工作。解除身心的緊張有兩種方法:第一種方法是利用早上或下午的一段時間,差不多十五分鐘什麼事都不做;另外一種是設法把工作當娛樂。如果你有樂業的精神,你會欣賞工作,你就不以為苦。
7、利用意外空下來的時間。有時候雖然把每天的工作計畫排得滿滿,但是由於臨時有該來的人不來或其他原因而發生空檔時間。應該事先準備一些工作,以備突然遇到意外空下的時間去做。
8、利用權限委讓原則謀求工作之單純化。許多中堅幹部常以為許多工作必須由他自己親自處理,這是不對的。每位員工的薪水多寡不同,有時候從時間或經濟上的觀點來判斷,該交給能幹的部屬去辦的工作就不必客氣,讓他們去辦好了。
9、尋找自己的高低潮,而把工作量集中在高潮時間。每人在每天廿四小時內都有高潮及低潮,且高潮期間工作較順利,因此可以在高潮期間安排較重的工作量。
有效利用你的二十四小時/石隱
- 2005-04-08