一、 事先要有安排
應有當天的計畫。否則便成了辦公桌上有什麼就做什麼，因而犯下嚴重的錯誤，只顧處理問題，卻忽略了機會。每天開始工作時，應先擬訂概略的時間表，特別注意希望完成的兩三件主要工作，例如達成長遠目標的計畫。請記住，科學研究已證實了我們意識到的道理：進行一項工作，在計畫上花的時間越多，整個工作所需的總時間便越短。所以不管你今天多忙，也別讓繁忙的工作侵佔了擬訂計畫的時間。
二、 臨事要集中精神
控制時間有許多原則，其中最重要的莫過於集中精神。不善於把握時間的人，十之八九因為他們要同時完成的事太多。為一件工作花了多少時間並不重要，重要的是花了多少不受打擾的時間。集中精力，通盤策劃，任何問題都能解決，若用零零碎碎的辦法，什麼問題也解決不了。
三、 工作之中要有休息
長時間工作，片刻也不稍停，不是善用時間的辦法。那樣會使人精力衰竭，感覺厭煩，身心俱疲。從事絞腦汁的工作時，花幾分鐘改做勞力的工作，如做點徒手體操，在辦公室裡走幾圈，那怕只起立站一會，都有幫助。
只靜靜地休息一會，常是最好的辦法。忙裡偷閒休息片刻可以恢復精神，不但能提高工作效率，還能消除緊張，有益健康。做任何有益健康的事，都是善用時間。
四、 避免雜亂無章
有些人辦公桌上的公文，常常堆積如山，顯得雜亂無章，這種情形不僅會使人無法集中精神，且覺得緊張和無從應付。永遠有忙得喘不過氣來的感覺。
每當桌上太亂，就該抽出時間來處理。檢查所有文件，多使用廢紙簍，把文件分成幾類：（１）急件。（２）次要文件。（３）壓後辦理。（４）待閱。把第一類裡需要最優先辦理的文件，放在桌子中央，其餘的都要放在看不見的地方。要記住，一個人一次只能想一件事、做一件事，所以應集中精力辦理最重要的工作。此外，每天下班前，應把桌面清理乾淨，最低限度也要大略整理一下。如此一來，第二天早上就可以有個美好的開始。
五、 不要苛求盡善盡美
把工作盡量做好，和把工作做得十全十美不同。盡力做好一件事之後使人心滿意足，對身體有益。而十全十美卻是很難做到的，往往會使人感到挫敗和焦躁，並且極為浪費時間。一封長信上有個微不足道的錯誤，速記員何必覺得應該重打一遍？如果只是看完歸檔或拋進字紙簍的信，老闆又何必要求她把長信重謄？
六、不要怕說「不」
關於怎樣節省時間，人們設計過許多方法，而最有效的，可能還是常用「不」字。應學會怎樣技巧而堅定地拒絕無助於達成目標的要求。如果說明推辭的動機不在偷懶，而在省下時間，把最重要的工作做好，就多半能避免做於事無補的工作。切記：整天怕得罪別人，結果是整天都在為別人作嫁衣裳。
七、不要拖延
拖延通常是根深蒂固的習慣。如果我們方法用得適當，定能改變習慣。美國心理學之父詹姆斯，在他的名著「心理學原理」中，討論過矯正拖延的辦法，約略如下：
（一） 一讀完這篇文章，趁著你覺得有道理時，便下決心把拖延的習慣改掉。迅速採取第一個步驟，是極其重要的關鍵。
（二） 不要貪多求快。只要即刻強迫自己做一件拖延已久的事情就行了。第二天起，每天把最不喜歡做的事列為日程表上的第一件事。事實上，那往往是一些小事，如：早該表示的道歉、和同事弄清楚某件事、一件應辦未辦的麻煩工作……等。不管是什麼，先把它做完再開始辦每天要辦的例行工作。這一個簡單的行動，就可以使人整天身心舒暢。知道雖然只花費了十五分鐘，就已把最不想做的事順利完成，心裡一定會有一種歡欣的感覺。
但有一點要特別注意：需天天如此，不能有例外。詹姆斯把這件事比做捲線球，偶一失手，就會使已捲的線鬆脫許多圈。在每天一早那幾分鐘，在最初幾個星期，絕不能放鬆自己。保證不久便會養成極為寶貴的好習慣—絕不拖延。
八、要能當機立斷
浪費時間的活動有如癌症。除了消耗精力以外，還有繼續增長的趨勢。唯一挽救的辦法，就是當機立斷，澈底根除。要是發現在無聊的事情上浪費時間，不能向目標邁進，同時又消耗精力，就該痛下決心不再做這些活動。
這個原則適用於個人的生活習慣、慣例行為和日常活動，也適用於和工作有關的活動。把會客名單、業餘活動、待看的書籍和每天常看的電視節目檢查一下，凡不能使你感到成就或滿足的，都應該立即停止或取消。
九、要能授權給人
不知道授權的一個最早例子見於聖經。摩西把以色列人帶出埃及以後，覺得自己無所不知、無所不能，百姓之間起了爭端，都要親自審問。他的聰明岳父葉提羅，認為領袖的時間不能這樣使用，便建議兩個階段解決辦法：首先把律例和法度傳授百姓，然後選擇有才能的人令其全權處理例行公事，使摩西能分身處理重大事務。這個忠告十分正確合理，唯有懂得授權，才能分工合作，使每件事情都能圓滿達成。
別以為只有國家領袖或公司老闆才能授權給人。不知把家事分給子女的父母，既對不起自己，也對不起子女。假如事必躬親，則管理一隊童子軍，也將和經營一家大公司般覺得吃力異常。因此，應該懂得；把自己或別人不願意做的事，交給下屬去做，同時還要給予某種權限，以便其能做必要的決定。如此，自己才能騰出時間做重要的事情。
十、不要做工作狂
我認識的一些有成就的人物，如經理級人員，每天工作時間都很長，可是他們不讓工作影響到家人、朋友和休閒生活中重要的情趣。工作狂則不然，他們對於工作就像酒徒對酒那樣上癮。他們沉溺於工作，拒絕休假，週末也忘不了辦公室的工作，公事包裝得滿滿的，把妻子兒女當陌生人看待。
請教專家有助於應付這一類問題。不過，首先要和自己商量一下。要問自己，焚膏繼晷，是否對身體有害？家人在你生活中佔有多少地位？有沒有分一些時間給兒女和配偶？別儘說自己全力投入工作，主要就是為了家人，好似做了多大的犧牲似的，請仔細想想是不是真的？是不是在自欺欺人？
最重要的是，我們應該體悟到，只有「今天」我們才能有所作為。過去有如逝水，一去不復返，將來則還只是一個觀念。英國文藝批評家拉斯金把「今天」這兩個字刻在一塊小小的大理石上，放在書桌上以便時刻提醒自己「現在就做」。我心愛的座右銘卻是一位佚名哲人的話：
「昨日是註銷的支票。
明天還是一張期票。
今天是手邊現款，不用何待！」
善用時間的秘訣／維信
- 2005-05-20
