開會，乍看之下是司空見慣的事，但是有效率的會，可以提供更多時間來執行，甚至有更多時間進行檢討，對與會者的士氣也可能影響。國內知名企業的效率開會，值得借鏡。
台灣一家日系超商總公司主管會報以全體肅立，不坐椅子的開會方式，配合扼要的圖文簡報，讓開會者所有的精神專注在議題上，身體的不適能化成動機，把會早點開完，把討論付諸實踐。
多篇知名企管文章也指出，改變開會方式，不要讓「開會」本身成為討論的阻礙；常常開會的人可能都有經驗，為了禮貌說一堆客套化，準備許多茶點、飲食，大家一團和氣，繁文縟節的結果往往兩、三個小時還沒開完，唯一的決定是「下次再討論」，既浪費時間又浪費金錢。
而且開會繁多，猶疑不決，對與會者的體力也會造成影響；現代人長期坐著開會，缺少運動和休息的結果，常引起各種皮膚、關節甚至其他疾病。因開會睡眠不足也會造成開車或騎機車等危險。警方列管案例，有多起不是酒後駕車，而是疲勞駕駛造成的車禍。
除了負面影響，一個有效率的會還有許多正面幫助。比方說兩小時的會改成半小時，剩下的一個半小時可以多打幾通電話、多聯絡一些廠商、多構思一些活動流程，甚至多打一份報表、多看一個場地，總而言之，能早點達成目標。
為了提昇開會的效率，除了可參考以上案例，省去椅子或過多的茶點、飲品，甚至可節省冗長的客套話，加強與會人員的表達能力；以簡潔的圖表、扼要的說明文件陳述概念；每一個提案人在說話之前，都組織好要提的問題，及可能的解決方案；不僅要說得好，也要說得巧－就是開會的每一句話都不能流於空談或情緒抒發，必須對實質解決問題有幫助。
而要培養簡潔的表達能力，許多企業訓練機構則建議可以用閱讀或小組分享等方式，透過讀書會或私底下的閒聊（有主題而不是漫談），讓同仁們在輕鬆的氣氛中勇於發表，甚至可以在讀書會中嘗試十分鐘、十五分鐘的簡單心得寫作。只要多聽、多讀、多寫和多講，表達能力一定會進步。
企業的成功案例和方法值得地方政府參考。
提昇開會效率
- 2009-09-24
