筆者任公職近27年，最不喜歡的就是開會，職務愈向上爬升，參加的會議也就越來越多，讓我印象深刻的就是在某大學擔任一級主管時，該校一級單位每週都有會議；每月有行政會議；每學期有校務會議、校務發展會議、年度預算協調會議（至少三次）、教務會議（至少三次）、經費稽核委員會議（至少兩次）、獎助學金審查會議、校園徵才博覽會議、教師評鑑委員會議（至少兩次）、校慶籌備（運動會協調）會議、期中（期末）學生獎懲會議、財產盤點協調會議、課程委員會議、招生協調委員會議、進修部部務會議、期初（期中、期末）導師會議、期初（期末）教學研討會議、期末導師知能研討會議、優良導師評選會議、教務課程會議、課程發展委員會、單位財產繳交盤點協調會議、職工評審委員會等等，其他還有各種臨時性的會議，如教育部來校評鑑前的協調會議、他校來訪接待或訪視他校會議等，次數多得難以統計，可以說每週開會時間比上課鐘點還多，且大部分的會議都安排在下午2點至5點，會議極少能依排訂時間結束，每次會議都不能按時召開，與會人員每一位都是老大，悠閒地漫步到會場簽到、入座，反正等簽到人員過半後，秘書室才會通知會議主席（大多是校長主持），會議中主席總是滔滔不絕地說出他內心想說的話，有的事情已經說兩三次以上，主持人依然故我的講個不停，會場就像上課。
參與學校最久的一次會議是校務發展會，會程表訂從下午2點到5點，議程中有「提案討論」項，其中人事室有一條修正案，關係到老師們的權益，頓時與會人員如春雷驚夢，甲說學校未來的發展需求與競爭優劣勢，乙說老師們的未來相關權益與保障，大夥兒個個如猛虎出柙，學校人事主管與教師之間的意見愈來愈分歧，最後主席見雙方僵持不下，便拿出學校董事會的神主牌給老師們的施加壓力，要求老師們在目前的環境中要體諒私校辦學的艱辛，請大家參考其他私校的精進作法，結果一條修正案討論了近2個小時，最後還是保留原提案，直到下午6點還沒有結束的跡象，總務長在獲得暗示的情況下，早已備妥了60元的便當，供與會者享用，方便議程繼續進行，用餐中已經有不少老師逕行離去，有的去夜間部上課，有的回家了，會場由原來的62人，頓時剩下30多人，而且還有人陸續離席，直到晚間9點20分，主席終於宣布延會到次週三，12個提案也只討論完7個；次週延會會議從下午2點又開到晚間8點40分，總計一個會議進行了14個小時，各位看官您對這樣的會議有何感想？
大家都知道要開有準備的會議，會議內容要充分討論並獲得結論，通過的決議一定要徹底執行，非必要決不延會。根據調查，一般單位（公司）每週約有1.5次的會議，我們試著統計，如果以每週工作時間40小時計算，一次會議平均2小時，每週即佔了上班時間的7.5%；如果會議是15人出席，而會議又非必要的話，以每人每月平均薪資5萬元計，每人一小時平均約290元，則每週會議之人員薪資總成本達13050元，若每月開4次會議，則會議人員薪資總成本達5萬2仟元，一年總結下來更是驚人，會議人員薪資總成本達62萬4千元；另一方面，會議的恐怖是，它總是拘束著一群主管精英，無形中也影響著各單位（公司）的業務推展，結果是很不合理地浪費許多人的時間。
當然，會議有各式各樣的類型，有的只是傳達訊息，也有是推敲廣納意見的，也有共同討論分工的會議；如果一概以時間的價值來衡量，並不公允，但是，無論如何沒有比簡短的會議更好的，從單位（公司）來衡量、或從員工的立場來看，這都是不爭的事實。
召開任何會議都要有準備，從事前的資料蒐集、與會單位的聯繫、參加人員的選定、會議地點、會議時間、主持人、議題的重點、與會議的目的等，都要周詳協調確認，千萬不可以在會議中討論支支節節的小事，尤其主席一定要讓會議順利進行，堅守「終了時間」。
在許多的會議的型態之一，是由最高職位者擔任主持人，出席像這樣的會議時，與其說是大家討論，不如說是主席本身沒完沒了的演說佔大部分；在商討議論後，如果他自己所要預定的沒能講到時，那就不得了了，且任誰也無法阻止干涉，因此確定「終了時間」是必須的，即使碰到任何事也要遵守，這是主持人的權力也是他的義務。
會議是決定議題之後，由會議成員集中一起來解決，故亦是會務中最緊張的時刻，因此，會議室不可超過所需要的寬廣，除非是那種自由提出意見的腦力激盪之情況外，選擇稍稍侷限程度的會議室，對於會議時間也有縮短的效果，會議廳的椅子，最好是硬的、沒有手肘的，像沙發柔軟椅子的房間較不合適。
與會人員的發言一定要遵守兩分鐘原則，要有組織、有系統的表達所想要說的話，如果只顧自己冗長的發言，這樣的會議一定會有人打瞌睡，即使不致如此，也會看看它處、窗外，或者在會議資料上胡亂塗鴉，這樣會議時間會拖得很長。
講話冗長的人，其言詞之中一定有贅言。「唉！」或「啊 ！」等言詞太多、修飾詞太過氾濫，或是同一回事卻一次又一次地重複等，這樣的人如果先發言，其後的發言者也會有講得太長的相同傾向。所以不是會議而要很多人輪流自我介紹等場所時，說話簡短的人指名在最先發言也是一種好方法。
在會議席上，很多人有「演說佔有率」越高越偉大的錯觀念；一般來說，成功的會議中，發言時間是平均分配的，簡短的會議，不可或忘的是要實現發言簡潔和互相禮讓的原則。
會議的開始，有時可以不要訂在整點或半點，如果人們被規定在10點或9點半開會，總是有人習慣珊珊來遲，這對於準時出席的人是一種懲罰，如果偶而選訂9點10分，或9點45分開會，並在會議通知單上註明請準時出席，或許會收到意外的效果。
無效能的會議花在資料說明上的時間也格外冗長，雖說如此，在現實情況這種會議是經常的多，愚蠢一點的承辦人在設定2小時的會議時間內，有一半左右的時間花在資料說明；在會議席上，「資料的說明」等真的需要嗎？如果真是必要資料的話，最好在事先就分發給與會者，事前閱讀過，資料說明的時間就可以完全省略。
如果只能在當天分發會議資料（或許因時間緊迫來不及準備），在會議席上簡短確認兩件事也就可以了。1.分發了什麼資料。2.每一種資料的重點為何？以兩三分鐘簡單說明即可，會議中與會人員對資料如果有不清楚的地方，再提出質疑應該即能尋求解決。總之，「用眼來看」比起「用耳朵聽」在時間上更加快速，會議中還隱藏著許多的時間浪費，這種「形式重於內容」的意識殘骸須立即改正。
不高明的會議才會亂發大量資料。資料多的話，在會議時必然會花大量的時間，這是不變的法則；而且為了準備資料的打字、排版、影印與裝訂等，又得花大量的人力、物力與時間，嚴重影響正常工作的執行，會後也造成「垃圾公害」與「資源浪費」，況且會議資料並非每一位與會同仁都需要，更有可能因資料外流造成洩密。
根據相關研究發現，單位（機關、公司）最好的會議時間是安排在上午。因為午後洽公者（來客）會比較多，而且上午開會也最有效率；單位（機關、公司）通常上午8點半到9點開始上班，文件整理或一天計畫的確認，以及有關方面的電話聯絡告一段落後，會議開始時刻約在上午10左右。理想的會議不超過一個半小時，這樣「結束默契」開完會後，還可以處理會議中打來的電話或還沒有完成的文件，12點前上午的時間都沒有浪費。
上午實在找不出開會時間，那就決定下午4點左右，最晚在5點10分結束會議，這也是主持人應有的認知，因為這樣，與會者對下班前的時間安排很重要，可以說體貼地留了確保收拾公務與整理座位的時間，這也是紳士的一種禮貌表現，稍稍用一點心，會議即能和諧快速的中進行。因此，會議效能管理成為現代人必須具備的重要知能，也是提升工作效能的指標。
淺談「會議效能管理」／陳寶明
- 2007-09-17
